Jak przygotować zapytanie ofertowe na windę — checklista dla inwestora, zarządcy i projektanta

Zapytanie ofertowe na windę to zestaw informacji o budynku, planowanym urządzeniu i oczekiwanym zakresie dostawy, który pozwala firmie dźwigowej dobrać rozwiązanie i przygotować ofertę z jasnym zakresem i wyłączeniami. Dobre zapytanie opisuje obiekt, liczbę przystanków, udźwig, warunki szybu, zasilanie, wymagania dostępności i przeciwpożarowe, termin oraz oczekiwania wobec dokumentacji i serwisu.

Winda nie jest produktem z półki. Ten sam udźwig i ta sama liczba przystanków w nowym biurowcu z gotowym szybem żelbetowym i w kamienicy z wąską klatką schodową to dwa różne projekty — z innym urządzeniem, innym zakresem robót budowlanych i innym harmonogramem. Dostawca, który nie zna warunków, musi przyjąć założenia. Oferty oparte na różnych założeniach są nieporównywalne.

Z czego składa się koszt windy i dlaczego nie ma jednego cennika, opisujemy w przewodniku Ile kosztuje winda? Jak powstaje wycena. Ten artykuł odpowiada na pytanie następne: jak napisać zapytanie, żeby oferta była rzetelna i porównywalna.

Zacznij od obiektu — to on definiuje ramy dla urządzenia.

• Lokalizacja — miejscowość, województwo. Wpływa na logistykę, montaż i późniejszy serwis.
• Typ obiektu — blok mieszkalny, kamienica, biurowiec, hotel, szpital, zakład przemysłowy, obiekt publiczny. Każdy ma inne priorytety: przepustowość, cichobieżność, udźwig, higiena, dostępność.
• Nowy czy istniejący budynek — w nowym szyb projektuje się pod wybrane urządzenie; w istniejącym urządzenie dobiera się do zastanych ograniczeń, często z rozwiązaniami projektowanymi zgodnie z PN-EN 81-21.
• Liczba kondygnacji i liczba przystanków — nie zawsze równe; winda może pomijać kondygnacje albo obsługiwać półpiętra.
• Wysokość podnoszenia — odległość od najniższego do najwyższego przystanku, choćby orientacyjna.
• Etap inwestycji — koncepcja, projekt budowlany, projekt wykonawczy, budowa, budynek użytkowany. Od etapu zależy, na ile dostawca może jeszcze wpłynąć na geometrię szybu.
• Kto pyta i po co — inwestor, zarządca, architekt, generalny wykonawca; nowa winda, dobudowa, wymiana istniejącej czy modernizacja. To zmienia rodzaj oferty.

Pojęcia — szyb, podszybie, nadszybie, przystanek, udźwig — wyjaśnia przewodnik Podstawowe pojęcia dźwigowe.

Nie musisz znać modelu ani producenta. Wystarczy opisać potrzebę — dobór to zadanie dostawcy. Warto natomiast określić:

• Przeznaczenie — osobowy, towarowy, towarowo-osobowy, szpitalny (łóżkowy), dostępnościowy. Alternatywy dla pełnego dźwigu opisujemy w porównaniach: home lift kontra dźwig osobowy i dźwig modułowy, platformowy czy osobowy.
• Udźwig — w kilogramach albo liczbie osób. Dla dźwigów szpitalnych i towarowych: co konkretnie ma być przewożone (łóżko z personelem, wózek paletowy, wózek gastronomiczny) — zob. dźwig towarowy a mały dźwig towarowy.
• Układ wejść do kabiny — jedno wejście, przelot 180°, kątowy 90°, trzy dojścia. Wynika z komunikacji budynku i istotnie zmienia geometrię szybu (zob. kabina przelotowa 90°).
• Drzwi — oczekiwana szerokość wejścia (np. dla wózków), teleskopowe czy centralne, jeśli masz preferencję; jeśli nie — zostaw to dostawcy.
• Maszynownia czy MRL — czy w budynku jest lub może być pomieszczenie maszynowni, czy urządzenie ma być bez maszynowni. Typ napędu (elektryczny cierny, hydrauliczny) zwykle dobiera dostawca do wysokości, ruchu i miejsca.
• Standard kabiny — podstawowy, podwyższony, indywidualny (np. stylizowany pod zabytkowe wnętrze). Wpływa na koszt i czas dostawy.
• Cechy eksploatacyjne — wymagania akustyczne (budynek mieszkalny), praca grupowa kilku wind, zachowanie przy zaniku zasilania, zasilanie awaryjne w obiektach krytycznych.

W budynku istniejącym szyb jest najważniejszą informacją w zapytaniu. To on decyduje, czy wystarczy urządzenie standardowe, czy potrzebne będą rozwiązania dla ograniczonej przestrzeni.

• Wymiary w rzucie (szerokość i głębokość) — z pomiaru, nie z archiwalnego projektu; stare szyby mają odchyłki.
• Głębokość podszybia — przestrzeń pod najniższym przystankiem. Jeśli jest ograniczona, napisz to wprost (zob. niskie podszybie).
• Wysokość nadszybia — przestrzeń nad najwyższym przystankiem (zob. niskie nadszybie).
• Konstrukcja szybu — żelbet, mur, konstrukcja stalowa; stan techniczny (korozja, pęknięcia, zawilgocenie podszybia).
• Otwory drzwiowe — wymiary i liczba na każdym przystanku; po której stronie klatki.
• Istniejące urządzenie — jeśli szyb jest zajęty przez starą windę: producent, typ, rok, numer ewidencyjny UDT, dokumentacja, historia awarii. To otwiera wariant modernizacji zamiast wymiany (zob. kiedy modernizować, a kiedy wymieniać).
• Jeśli szybu nie ma — gdzie mógłby powstać: dusza klatki schodowej, dziedziniec, elewacja (szyb zewnętrzny). Dołącz zdjęcia klatki i elewacji. Warianty: winda do bloku bez windy, winda w kamienicy.

Wiążące wymiary szybu dla wybranego urządzenia podaje dostawca w wytycznych budowlanych szybu — nie ma uniwersalnej tabeli. W zapytaniu chodzi o to, żeby opisać, co jest, a nie żeby zaprojektować szyb.

To trzy obszary, które najczęściej wypadają z zapytań, a potem wracają jako zmiany w ofercie.

Zasilanie. Napisz, gdzie jest lub będzie rozdzielnia, czy winda ma odrębny obwód, czy obiekt ma zasilanie awaryjne (agregat, UPS) i czy winda ma z niego korzystać. Wymagania mocy i zabezpieczeń poda dostawca dla konkretnego urządzenia — Twoim zadaniem jest opisać, co budynek ma do dyspozycji.

Dostępność. Jeśli winda ma spełniać wymagania dla osób z niepełnosprawnościami i o ograniczonej mobilności, wpisz to z nazwy normy: PN-EN 81-70. Wpływa na wymiary kabiny i drzwi, panel sterujący, sygnalizację, dokładność zatrzymania. W obiektach publicznych wskaż obowiązki wynikające z ustawy o zapewnianiu dostępności; dla wspólnot — ewentualne finansowanie z programów dostępnościowych (zob. Dostępność Plus a windy).

Ochrona przeciwpożarowa. Określ, co przewiduje projekt lub scenariusz pożarowy budynku: zwykły dźwig ze zjazdem pożarowym (po sygnale z systemu sygnalizacji pożarowej kabina zjeżdża na wyznaczony przystanek i wyłącza się) czy dźwig dla ekip ratowniczych, który ma pracować w warunkach pożaru pod kontrolą straży. To dwa różne urządzenia z różnymi wymaganiami dla szybu, zasilania i sterowania. Jeśli nie wiesz — napisz to; dostawca zapyta o scenariusz pożarowy i projektanta ppoż.

Łączność alarmowa. Każda winda wymaga dwukierunkowej łączności z kabiny (PN-EN 81-28). Wskaż, czy w rejonie szybu jest zasięg GSM i kto ma obsługiwać kartę SIM po uruchomieniu (zob. GSM i łączność alarmowa).

• Oczekiwany termin — uruchomienia albo rozpoczęcia montażu; jeśli wynika z harmonogramu budowy lub finansowania, napisz to.
• Załączniki — rzuty kondygnacji i przekrój przez szyb (PDF lub DWG), zdjęcia miejsca montażu, klatki, elewacji; dla budynku istniejącego — dostępna dokumentacja techniczna budynku i starego urządzenia.
• Zakres oferty — czy oczekujesz tylko urządzenia z montażem, czy także projektu, robót budowlanych szybu, zasilania, dokumentacji oraz przeprowadzenia przez ocenę zgodności (CE) i badanie odbiorcze UDT.
• Roboty po stronie inwestora — co planujesz wykonać własnymi siłami lub przez generalnego wykonawcę.
• Serwis — czy chcesz otrzymać także propozycję umowy konserwacyjnej po uruchomieniu. Serwis jest zwykle osobną umową, ale warto pytać o niego od razu — dostępność części i warunki konserwacji to element całkowitego kosztu posiadania (zob. serwis wind).
• Kryteria oceny ofert — jeśli porównujesz kilku dostawców, poproś każdego o ten sam układ: zakres dostawy, zakres montażu, wyłączenia, założenia techniczne, termin, gwarancja, ważność oferty.

Poniżej układ, który można skopiować do e-maila lub dokumentu. Nie wszystkie pola muszą być wypełnione — brakujące dane uzupełnia się w trakcie analizy.

1. Zamawiający i kontakt — kto pyta (inwestor, zarządca, projektant), rola w projekcie, osoba do kontaktu.
2. Obiekt — adres, typ budynku, nowy / istniejący, etap inwestycji, status zabytkowy (jeśli dotyczy).
3. Zakres inwestycji — nowa winda / dobudowa / wymiana istniejącej / modernizacja; liczba urządzeń.
4. Parametry podstawowe — liczba kondygnacji i przystanków, wysokość podnoszenia, przeznaczenie, udźwig, układ wejść.
5. Szyb — istnieje / do wykonania / brak miejsca; wymiary z pomiaru, podszybie, nadszybie, konstrukcja, otwory drzwiowe; istniejące urządzenie (jeśli jest).
6. Maszynownia i napęd — jest / brak / oczekiwany MRL; preferencje, jeśli są.
7. Kabina i drzwi — standard wykończenia, szerokość wejścia, wymagania estetyczne.
8. Zasilanie — lokalizacja rozdzielni, odrębny obwód, zasilanie awaryjne.
9. Wymagania formalne — dostępność (PN-EN 81-70), scenariusz pożarowy (zjazd pożarowy / dźwig dla ekip ratowniczych), łączność alarmowa, inne wymagania z projektu.
10. Zakres oczekiwanej oferty — urządzenie, montaż, projekt, roboty budowlane, zasilanie, dokumentacja, odbiór UDT, serwis.
11. Roboty po stronie inwestora — co zostaje poza zakresem dostawcy.
12. Termin i harmonogram — oczekiwany termin, ograniczenia (sezon, praca w użytkowanym budynku).
13. Załączniki — rzuty, przekroje, zdjęcia, dokumentacja istniejąca.
14. Sposób oceny ofert — jednolity układ oferty, termin składania, tryb pytań.

Celowo nie podajemy wypełnionego przykładu — wartości wpisane „dla ilustracji” mają tendencję do trafiania do prawdziwych zapytań. Wpisuj wyłącznie dane swojego obiektu.

Najczęstsze błędy w zapytaniach ofertowych

• Zapytanie „o cenę windy” bez informacji, czy budynek jest nowy, czy istniejący.
• Wymiary szybu przepisane ze starego projektu zamiast z pomiaru.
• Brak informacji o podszybiu i nadszybiu w budynku istniejącym — najczęstsza przyczyna zmiany urządzenia po wizji lokalnej.
• Pominięcie scenariusza pożarowego — różnica między zjazdem pożarowym a dźwigiem dla ekip ratowniczych to inny szyb, inne zasilanie i inny zakres.
• Brak określenia zakresu — dostawca oferuje „samą windę”, a szyb, zasilanie i dojścia okazują się osobnym kosztem.
• Porównywanie ofert o różnym zakresie wyłącznie po kwocie.
• Zbyt późne zapytanie — po utrwaleniu geometrii szybu w projekcie budowlanym zmiany są droższe.

1. Wstępna analiza — dostawca sprawdza wykonalność na podstawie opisu, rzutów i zdjęć; wskazuje brakujące dane i możliwe warianty techniczne.
2. Uzupełnienie danych — pytania zwrotne; w budynkach istniejących zwykle konieczna jest wizja lokalna z pomiarem szybu, oceną konstrukcji i dostępu.
3. Wstępny dobór urządzenia — typ, konfiguracja, rozstrzygnięcie, czy wystarczy rozwiązanie standardowe, czy potrzebne są rozwiązania dla ograniczonej przestrzeni.
4. Wytyczne budowlane szybu — dla wybranego urządzenia: rysunek dla budowy, wymagania dla podszybia i nadszybia, obciążenia, zasilanie, haki montażowe. W nowym budynku trafiają do projektanta; w istniejącym definiują zakres prac adaptacyjnych (zob. wytyczne budowlane szybu windowego).
5. Oferta — z podziałem na bloki: urządzenie, montaż, projekt i dokumentacja, roboty budowlane, zasilanie, odbiór, serwis; z jasno opisanymi wyłączeniami i założeniami technicznymi.
6. Omówienie wariantów — często oferta zawiera więcej niż jeden wariant (np. standard i wersja dla ograniczonego szybu); wybór wymaga rozmowy.

Czas od zapytania do oferty zależy od kompletności danych i złożoności obiektu. Najwięcej czasu oszczędza dołączenie rzutów i zdjęć do pierwszej wiadomości. Architektom i biurom projektowym polecamy osobną stronę: windy dla architektów i projektantów.

• udt.gov.pl — oficjalny serwis Urzędu Dozoru Technicznego (badania odbiorcze, dopuszczenie dźwigów do eksploatacji)
• Dyrektywa 2014/33/UE — wymagania zasadnicze dla dźwigów i elementów bezpieczeństwa do dźwigów (EUR-Lex)
• pkn.pl — Polski Komitet Normalizacyjny; wykazy i aktualny status Polskich Norm (m.in. PN-EN 81-20, PN-EN 81-21, PN-EN 81-28, PN-EN 81-70, PN-EN 81-72, PN-EN 81-73). Treść norm objęta prawem autorskim — opisujemy tylko ich kontekst

• Ile kosztuje winda — jak powstaje wycena
• Wytyczne budowlane szybu
• Podstawowe pojęcia dźwigowe
• Dla architektów i projektantów
• Niskie podszybie
• Niskie nadszybie
• Zjazd pożarowy a dźwig dla straży
• Serwis wind (oferta)
• Fakty o PROENSO →